Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Bij de afhandeling van civiele aansprakelijkstelling zijn altijd twee partijen betrokken die
persoonsgegevens verwerken:

Partij	Rol	Contactgegevens
De zakelijke klant van SODA	De locatie waar het incident heeft plaatsgevonden. De klant van SODA stelt vast dat er een incident is en verzamelt uw gegevens.	Zie de informatie op locatie of op het registratieformulier.
SODA	SODA verzorgt namens de winkelier het verhalen van de schade. SODA stuurt u een brief, regelt de betaling en beheert uw dossier.	Postbus 2755, 3800 GJ Amersfoort dpo@so-da.nl

De zakelijke klant van SODA en SODA zijn allebei verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Voor het registreren van het incident doen zij dat samen (dit heet “gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid”). Voor de overige stappen is ieder afzonderlijk verantwoordelijk. Contactpunt: Voor al uw vragen over privacy en uw rechten kunt u terecht bij SODA. SODA is het centrale contactpunt.

2. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens van betrokkenen bij incidenten voor de volgende doelen:

Nr.	Doel	Toelichting
1	Vaststellen van de identiteit van betrokkenen bij een incident	Om te weten wie u bent, zodat wij de juiste persoon aanspreken.
2	Registreren van het incident	Om vast te leggen wat er is gebeurd, welke schade er is en wie erbij betrokken is.
3	Verhalen van de schade	De zakelijke klant van SODA heeft schade geleden door het incident. Wij stellen u aansprakelijk voor die schade en regelen de betaling. Dit is een civielrechtelijke (niet-strafrechtelijke) procedure.
4	Communicatie met de betrokkene	Om u brieven te sturen over de vordering, betalingsafspraken te maken en vragen te beantwoorden.
5	Dossierbeheer	Om het dossier bij te houden en de zakelijke klant van SODA te informeren over de status.
6	Financiële administratie	Om betalingen te verwerken en onze wettelijke administratieplicht na te leven.

Wij verwerken de persoonsgegevens van contactpersonen van zakelijke klanten voor de volgende doelen:

Nr.	Doel	Toelichting
1	Registreren van het incident	Om te weten wie het incident heeft geregistreerd namens de zakelijke klant van SODA.
2	Uitvoering van bestellingen en leveringen	Om te weten wie er namens de zakelijke klant een bestelling heeft gedaan in de webshop.
3	Accountbeheer en klantrelatiebeheer	Het beheren van de klantaccounts in de webshop.
4	Facturatie en financiële administratie	De verwerking van betaal- en factuurgegevens vanuit de webshop.
5	Direct marketing / nieuwsbrieven	De webshop zet marketingcommunicatie in en verstuurt nieuwsbrieven naar aanleiding van bestellingen.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor de hierboven genoemde doelen. Dit zijn de volgende gegevens:

Categorie	Voorbeelden
Identificatiegegevens	Naam, geboortedatum
Contactgegevens	Adres, telefoonnummer, e-mailadres
Financiële gegevens	Bankrekeningnummer (bij betaling), betalingsstatus
Gegevens over het incident	Aard van het incident, waarde van de betrokken goederen, datum en locatie
Accountgegevens van zakelijke klanten van SODA	Inloggegevens, gebruikersnaam en wachtwoord

Gevoelige gegevens van betrokkenen bij een incident
Het gegeven dat u in verband wordt gebracht met een incident is een gegeven van strafrechtelijke aard (artikel 10 AVG). Dit soort gegevens is extra gevoelig. Wij zijn ons daarvan bewust en gaan hier extra zorgvuldig mee om. Wij verwerken dit gegeven alleen voor zover dat strikt noodzakelijk is voor het verhalen van de schade.

4. Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Dit betekent:

De zakelijke klant van SODA heeft er belang bij om de schade te verhalen die hij heeft geleden door het incident. Dat belang is beschermd door de wet (artikel 6:162 BW – onrechtmatige daad).
SODA heeft er belang bij om de lastgevingsovereenkomst met de zakelijke klant uit te voeren en namens hem de schade te verhalen.

Wij hebben een afweging gemaakt (een zogenoemde Legitimate Interest Assessment) tussen ons belang en uw belang op bescherming van uw privacy. Daarbij hebben wij rekening gehouden met:

de aard van de gegevens (waaronder het gegeven van strafrechtelijke aard);
de situatie waarin u zich bevindt;
uw leeftijd (als u minderjarig bent, wegen uw belangen extra zwaar);
maatregelen die wij treffen om uw privacy te beschermen.

De conclusie van die afweging is dat wij uw gegevens mogen verwerken, mits wij de maatregelen uit deze verklaring naleven.

Wij baseren de verwerking niet op uw toestemming. U hoeft dus geen toestemming te geven voor de verwerking. Maar u heeft wél rechten.

5. Van wie ontvangen wij uw gegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens op de volgende manieren ontvangen:

Bron	Toelichting
Van u zelf	Bij het invullen van een registratieformulier op locatie.
Van de zakelijke klant van SODA	De zakelijke klant van SODA geeft uw gegevens door aan SODA om de schade te kunnen verhalen.
Van de politie	Als de politie bij het incident betrokken is, kan SODA uw gegevens van de politie ontvangen.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen de persoonsgegevens van betrokkenen bij een incident alleen als dat nodig is:

Ontvanger	Reden
SODA ↔ zakelijke klant	De zakelijke klant en SODA wisselen gegevens uit voor de registratie en afhandeling van het incident.
Gerechtsdeurwaarder of advocaat	Als betaling uitblijft en een gerechtelijke procedure nodig is.
Politie	Als er aangifte wordt gedaan.

Wij delen de persoonsgegevens van contactpersonen bij zakelijke klanten alleen als dat nodig is:

Ontvanger	Reden
Betaalprovider	De bestellingen die worden gedaan in de webshop bevatten persoonsgegevens die worden gedeeld met de betaalprovider.
Logistieke dienstverlener	De leverancier ontvangt de bezorggegevens (bedrijfsnaam en t.a.v.).

Uw gegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

Recht	Wat betekent dit?
Inzage (art. 15)	U mag opvragen welke gegevens wij van u hebben.
Correctie (art. 16)	Als uw gegevens niet kloppen, kunt u vragen om aanpassing.
Verwijdering (art. 17)	U kunt vragen om verwijdering van uw gegevens. Wij beoordelen of dat mogelijk is; soms moeten wij gegevens bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een lopende vordering.
Beperking (art. 18)	U kunt vragen om de verwerking tijdelijk stil te zetten, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist.
Bezwaar (art. 21)	U kunt op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. Wij beoordelen dan of onze belangen zwaarder wegen dan de uwe. Dit recht is bijzonder belangrijk omdat wij uw gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang.
Gegevensoverdraagbaarheid (art. 20)	In bepaalde gevallen kunt u vragen om uw gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Stuur een e-mail naar dpo@so-da.nl, of
Stuur een brief naar SODA, Postbus 2755, 3800 GJ Amersfoort.

Wij vragen u om uzelf te identificeren (bijvoorbeeld met een kopie van uw identiteitsbewijs, waarbij u het BSN en de pasfoto mag afschermen). Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Belangrijk: Ongeacht de afspraken tussen de zakelijke klant van SODA en SODA kunt u uw rechten uitoefenen bij elk van beiden. Wij raden aan om SODA als eerste aan te schrijven, omdat SODA het centrale contactpunt is.

Klacht indienen
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Telefoon: 088 – 1805 250

U kunt ook naar de rechter stappen.

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is. De bewaartermijnen zijn:

Recht	Wat betekent dit?
Inzage (art. 15)	U mag opvragen welke gegevens wij van u hebben.
Correctie (art. 16)	Als uw gegevens niet kloppen, kunt u vragen om aanpassing.
Verwijdering(art. 17)	U kunt vragen om verwijdering van uw gegevens. Wij beoordelen of dat mogelijk is; soms moeten wij gegevens bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een lopende vordering.
Beperking (art. 18)	U kunt vragen om de verwerking tijdelijk stil te zetten, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist.
Bezwaar (art. 21)	U kunt op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. Wij beoordelen dan of onze belangen zwaarder wegen dan de uwe. Dit recht is bijzonder belangrijk omdat wij uw gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang.
Gegevensoverdraagbaarheid (art. 20)	In bepaalde gevallen kunt u vragen om uw gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen.

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus. Wij treffen onder meer de volgende maatregelen:

Uw gegevens worden bewaard in een beveiligd systeem met versleuteling.
Alleen medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor hun werk, hebben toegang (rolgebaseerde toegang).
Alle medewerkers die toegang hebben tot uw gegevens, hebben een geheimhoudingsverklaring
De toegang tot dossiers wordt gelogd (vastgelegd).

10. Bijzondere informatie voor minderjarigen (14–17 jaar)

Dit deel is speciaal voor u als u jonger bent dan 18 jaar, en voor uw ouder(s) of voogd.

Als u minderjarig bent, gelden er extra regels:

Uw belangen wegen extra zwaar. De wet zegt dat bij het verwerken van gegevens van kinderen hun belangen bijzonder zwaar meewegen. Wij hebben hier rekening mee gehouden in onze belangenafweging.
Jonger dan 14 jaar: onze dienstverlening wordt niet toegepast op kinderen jonger dan 14 jaar. Als u jonger bent dan 14 jaar, worden uw gegevens niet in het SODA-systeem geregistreerd.
14–15 jaar: De vordering wordt in eerste instantie gericht aan uw ouder(s) of voogd, omdat zij mede-aansprakelijk zijn. Uw ouder(s) of voogd ontvangen de correspondentie.
16–17 jaar: U bent zelf civielrechtelijk aansprakelijk. De correspondentie wordt aan u gericht, in begrijpelijke taal.
Verkorte bewaartermijn: Dossiers van minderjarigen worden korter bewaard dan dossiers van meerderjarigen.
Hardheidsclausule: Als uit de omstandigheden van uw specifieke geval blijkt dat de gevolgen voor u als minderjarige onevenredig zwaar zijn, kan het dossier worden gesloten.
Uw rechten: U kunt zelf uw rechten uitoefenen. Uw ouder(s) of voogd kunnen dat ook namens u doen.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking (zoals profilering) en die rechtsgevolgen voor u hebben of u op vergelijkbare wijze treffen.

12. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast als daartoe aanleiding is, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen. De meest recente versie is altijd beschikbaar via https://www.so-da.nl/privacy/ of op te vragen bij SODA.